Introduction
L’établissement du règlement intérieur de l’UMAR est, conformément à l’article 19 des statuts (modifiés), une prérogative du Bureau Exécutif.
Le règlement intérieur une fois rédigé est approuvé par l’Assemblée Générale, conformément à l’article 8-3.6 des statuts (modifiés).
Document à usage interne, le règlement intérieur est destiné à :
- compléter et à préciser certains points non détaillés des statuts,
- faciliter le bon fonctionnement des organes de l’association,
- participer au développement des relations avec d’autres organismes

1- Admission d’un nouveau membre
- Toute organisation professionnelle désirant adhérer à l’Union doit en faire la demande
écrite au Secrétaire Général qui vérifie si elle répond aux conditions fixées à l’article 6 des statuts (modifiés).
- Le Secrétaire Général présente la demande au Bureau Exécutif qui l’approuve à la majorité des membres présents ou représentés ;
- L’admission du nouveau membre n’est définitive qu’après avoir été ratifiée par l’Assemblée Générale.

2- Langues utilisées dans la correspondance et pour les réunions
- La correspondance du secrétariat se fait dans l’une des deux langues officielles de l’Union
- Pour les sessions de l’Assemblée et du Bureau Exécutif, les compte- rendus et rapports sont rédigés dans l’une des deux langues officielles.
- Pour toutes les autres réunions et notamment les réunions des groupes de travail, il peut être opportun de fournir des documents dans une ou plusieurs langues autres que les langues officielles, à condition que les rapports soient disponibles dans l’une des deux langues officielles.

3- Fonctionnement de l’Assemblée générale
La définition et les compétences de l’assemblée générale sont fixées à l’article 8 des statuts.
La dernière Assemblée Générale qui se tient pendant le mandat du Bureau Exécutif approuve le bilan d’activité du Bureau Exécutif et procède à l’élection du nouveau Bureau exécutif.

3.1 Membres de l’Assemblée générale
Les délégations nationales ne peuvent voter à l’assemblée Générale que si la section membre qu’elles représentent est à jour de sa cotisation annuelle.

3.2 Convocation de l’Assemblée générale
Conformément à l’article 8 des statuts, l’Assemblée Générale est convoquée par le Président, au plus tard 2 mois avant sa tenue. La convocation contient les éléments suivants :
- mention de la décision du Bureau Exécutif de convoquer l’Assemblée Générale
- la date et le lieu de la tenue de l’Assemblée Générale
- le rappel des statuts concernant le quorum
- la date limite de confirmation de la participation des membres à l’Assemblée Générale
- le projet d’ordre du jour
- mention du droit des membres d’ajouter des points à l’ordre du jour ou d’en modifier l’ordre
- A l’occasion du renouvellement triennal du Bureau Exécutif, la liste des candidats. 

3.3 Procès-verbaux de l’Assemblée Générale
- Le procès verbal de chaque assemblée générale, signé du président et du Secrétaire Général est adressé aux membres dans les deux mois qui suivent l’Assemblée Générale. 
- Il contient la date et le lieu de la réunion, la liste des membres présents, les rapports des groupes de travail et les propositions, le résultat des votes pour chaque décision.

3.4 Rapports des groupes de travail
Les rapports des coordinateurs des groupes de travail devant être présentés et discutés à l’Assemblée Générale doivent être adressés au Secrétariat au plus tard un mois avant la date de tenue de l’Assemblée.

4- Bureau exécutif
4.1 Election du Bureau exécutif
Conformément à l’article 9 des statuts, les membres du Bureau exécutif sont élus par l’Assemblée générale tous les 3 ans. Chaque membre est rééligible deux fois maximum.
Les candidatures au Bureau Exécutif sont individuelles ; elles sont présentées par les sections nationales et adressées au secrétariat au plus tard trois mois avant l’Assemblée Générale.
La liste des candidats est adressée aux membres avec la convocation à l’assemblée générale.
L’élection des membres du Bureau a lieu à bulletin secret.

4.2 Fonctionnement du Bureau
- Le Bureau décide de la date et du lieu de ses réunions
- Le Président, en consultation, avec le Secrétaire Général, peut décider de réunir le Bureau

4.3 Le Président, Président sortant et vice-président
Ils agissent conformément à l’article 9-4 des statuts.
Le Président prend connaissance de toutes les questions affectant l’état général de l’Union et de la profession et, selon les circonstances et l’urgence, prend les mesures qu’il juge nécessaires dans l’intérêt de l’Union et de la profession. Il rend compte de son initiative à l’Assemblée Générale annuelle et au Bureau

4.4 Le Secrétaire Général
Outre les fonctions précisées à l’article 9-4 des statuts, Il prépare le calendrier des diverses manifestations de l’Union, en dirige ses activités et veille dans la mesure du possible, à leur préparation. Il est responsable de la préparation des réunions de l’Assemblée et du Bureau et en organise le bon déroulement. Il prépare les procès-verbaux et en assure la diffusion. Il fait rapport au Président, au Bureau et à l’assemblée des activités du secrétariat général. Il conserve les archives de l’Union.

4.5 Le Trésorier
Il prépare le budget annuel de l’Union. Il contrôle la gestion des fonds de l’Union, conformément au budget approuvé par l’Assemblée. Il présente au Président, au Bureau et à l’Assemblée un rapport sur ses activités de Trésorier.

5- Finances
5.1 L’année financière court du 1er janvier au 31 décembre.

5.2 Cotisations
Le montant de la cotisation annuelle arrêté par le Bureau exécutif est ratifié par l’Assemblée Générale pour l’année à venir.
Le montant des cotisations est notifié à chaque section membre au plus tard le 30 novembre de l’année précédente.
La cotisation annuelle versée par chaque section membre est établie en (euros/ dollars) ; elle doit être versée au plus tard le 31 mars de l’année concernée.
Dans l’hypothèse, où la section membre ne paie pas la somme due dans les délais impartis, cette somme est majorée de (1% ?) par mois ou partie de mois impayée.
Dans l’hypothèse où la totalité de la somme due n’est pas réglée le 1er novembre de l’année concernée, les droits de vote de la section membre sont suspendus.
Le Bureau Exécutif peut prononcer l’exclusion de la section qui n’aura pas réglé sa cotisation pendant 3 années consécutives.

Annexe 1 

REMBOURSEMENT DE FRAIS

1. Frais liés à l’organisation des Assemblées générales et des Bureaux Exécutifs

Les frais de déplacement et d’hébergement des délégués à l’Assemblée générale sont à la charge de leurs organisations nationales respectives.
Seuls les frais de séjour (hébergement et restauration) des membres du Bureau Exécutif et des coordinateurs des groupes de travail sont pris en charge par l’organisation nationale du pays d’accueil.

2. Frais des coordinateurs des groupes de travail

Conformément à l’article 17 des statuts, une provision moyenne et annuelle est prévue dans le budget pour chaque groupe de travail.
Le coordinateur d’un groupe de travail pourra, dans ce cadre, demander le remboursement de certains frais liés à l’activité de son groupe selon les modalités et limites suivantes :

1) Déplacements :

. accord préalable du BE pour un déplacement éventuel.
. Remboursement du billet d’avion ou de train sur la base du tarif « classe économique »

2) Hébergement et restauration :

. Le remboursement est calculé sur la base du prix d’une chambre d’hôtel de catégorie standard (conformément aux normes du pays où se trouve l’hôtel), les extras restant à la charge personnelle du coordinateur
. Le remboursement des repas se fait sur la base de 1 repas par jour dans la limite de 14€.